НОВИНИ

Автоматизація стає все більш присутньою в різних сферах бізнесу, в тому числі в бухгалтерських процесах. Впровадження автоматизованої обробки документів дозволяє компаніям заощадити час і зменшити кількість помилок. Незважаючи на ці та інші переваги, більшість компаній все ще обирають ручну обробку рахунків-фактур. Що таке автоматизація виставлення рахунків і чому її варто впроваджувати?

Що таке автоматизація процесу виставлення рахунків?

Автоматизація виставлення рахунків досягається шляхом використання спеціалізованого програмного забезпечення для створення, відправки або отримання та відстеження документів з мінімальним втручанням людини або взагалі без нього.

Багато етапів виставлення рахунків можуть бути автоматизовані, зокрема:

• Створення рахунків
• Відправка та отримання рахунків
• Облік рахунків
• Обробка повернень та коригувань

Більше того, хороший інструмент для автоматизації обробки рахунків, якими компанії обмінюються з бізнес-партнерами, дозволить інтеграцію з кожним із них. Незалежно від типу внутрішньої фінансової або облікової системи (включаючи ERP для управління ресурсами компанії), відповідне програмне забезпечення для виставлення рахунків адаптується до її специфіки.

Автоматизація найбільше підходить для компаній, які видають або отримують тисячі рахунків на місяць. У таких випадках співробітник може зосередитися на інших обов'язках, тоді як відповідне програмне забезпечення займатиметься повторюваними завданнями.

Шість ключових переваг автоматизованого виставлення електронних рахунків

1. Швидкість. Автоматизація виставлення рахунків дозволяє швидше виконувати рутинні бухгалтерські завдання, такі як введення даних або їх перевірка.
2. Зниження кількості помилок. Ручні процеси завжди збільшують ризик людських помилок. Завдяки системам автоматизації виставлення рахунків, помилки можуть бути частково або повністю усунені.
3. Зменшення витрат. Автоматизація електронного виставлення рахунків може заощадити до 50-60% витрат, пов'язаних із ручною обробкою документів.
4. Збагачення рахунків додатковою інформацією. Автоматизовані системи електронного виставлення рахунків дозволяють включати додаткову інформацію в документ, яка може бути недоступною у вихідній системі, але є важливою для одержувача.
5. Адаптація до потреб компанії. Внутрішні процеси відрізняються в кожній компанії, тому ключовою перевагою систем автоматизації є їхня гнучкість.
6. Аналіз даних. При великому обсязі обміну електронними рахунками доступ до інформації про їх обробку в реальному часі є вирішальним.

Як автоматизація впливає на роботу бухгалтерів?

На противагу багатьом побоюванням, автоматизація виставлення рахунків не спрямована на те, щоб позбавити людей роботи. Інноваційні технології дозволяють бухгалтерам зосередитися на завданнях, які наразі не можуть бути автоматизовані, таких як управління винятками, спілкування з клієнтами або інші види діяльності, що вимагають досвіду та глибокого аналізу конкретної ситуації. Бухгалтери, які використовують інструменти автоматизації електронного виставлення рахунків, прощаються лише з монотонними, часто набридливими завданнями.

Три приклади автоматизації виставлення рахунків

1. Масова обробка рахунків
Одним із прикладів використання автоматизації процесу виставлення рахунків є масова обробка електронних рахунків. Відповідна система автоматизує багато аспектів обробки, таких як розархівування (або архівування) даних, переведення їх у відповідні формати файлів або специфікації, створення візуалізацій, підписання документів або автентифікація всього процесу передачі. Важливо, що користувач такої системи може інтегруватися з нею через будь-який канал.

2. Автоматична перевірка рахунків
Кожен рахунок повинен містити певний набір інформації — відповідна система автоматично перевіряє вміст документа перед його відправкою і повідомляє користувача про будь-яку відсутню інформацію. Програмне забезпечення також може доповнювати відсутні дані згідно з визначеними правилами (так зване «збагачення» рахунків). Ця функціональність також корисна, коли для Вас або Вашого бізнес-партнера є важливими додаткові, необов'язкові для електронних систем дані. Автоматична перевірка може застосовуватися як до рахунків на продаж, так і до рахунків на покупку.

3. Конвертація рахунків
Системи, що автоматизують обробку електронних рахунків у компанії, підтримують багато форматів і стандартів документів — типових для певної ERP-системи, галузі чи регіону. Залежно від потреб, програмне забезпечення може конвертувати файли з вихідних форматів і стандартів у ті, які потрібні Вашій компанії або клієнтам.

Автоматизація виставлення електронних рахунків з Comarch

Оскільки виставлення електронних рахунків стає обов'язковим у багатьох країнах, існують різні рішення для полегшення автоматизації цього процесу, які пропонують постачальники бухгалтерського програмного забезпечення та систем ERP. Перед тим, як зробити остаточний вибір, слід проаналізувати потреби Вашої компанії та вибрати програмне забезпечення, яке найкраще їм відповідає.

Comarch e-Invoicing — це перевірене рішення, яке автоматизує процеси виставлення рахунків, пов'язані з продажами та покупками, забезпечуючи безпечний обмін даними з підрядниками та клієнтами. Наше програмне забезпечення повністю відповідає найновішим нормативним вимогам та стандартам передачі інформації.

Система автоматично перевіряє та конвертує рахунки, незалежно від розміру компанії або бізнес-партнерів. Постійний моніторинг функціональності системи забезпечує кожному клієнту доступ до останньої версії інтерфейсу.

Наша платформа також включає інші функції, такі як:

• Оптичне розпізнавання символів (OCR): Перетворення тексту з зображень або сканів у редагований цифровий формат.
• Стрімінг рахунків: Розподілення документів до кількох внутрішніх систем.
• Збагачення рахунків: Доповнення рахунку додатковою інформацією.
• Самофактурування: Коли рахунок виставляється покупцем.
• Підтримка коригування: Зменшення кількості виправлень через бізнес-верифікації та випуск коригуючих рахунків.
• Обробка додатків: Забезпечення обміну додатками з бізнес-партнерами, також в анонімному режимі для партнерів, які не використовують рішення Comarch.
  
  

Технологічні інновації в бухгалтерській діяльності

Багато людей побоюються автоматизації процесів у компаніях, асоціюючи її з втратою робочих місць. Однак інноваційні системи створені для того, щоб перейняти на себе виконання монотонних завдань.

Пам'ятайте, що автоматизація та цифровізація — це не лише заходи для зниження витрат, але й можливості для модернізації процесів, підвищення ефективності та отримання конкурентних переваг для Вашої компанії. Завдяки автоматизації виставлення електронних рахунків бухгалтерські процеси стають швидшими, точнішими та менш схильними до помилок. Крім того, автоматизація звільняє час співробітників, дозволяючи їм зосередитися на більш складних завданнях.

Якщо Ви зацікавлені в автоматизації процесів виставлення рахунків у Вашій компанії, зверніться до експертів Comarch за електронною адресою edi@comarch.com.ua або залиште запит за номером телефону 0 800 300 142.